Informations pour les Administrateurs Système
Veuillez contacter le support Axiell :
- Si la fonction Archives n'est pas déjà activée dans votre implémentation d'EMu : une personnalisation du module Catalogue est nécessaire.
- Si la fonction Archives est déjà activée sans afficher les nouveaux onglets introduits avec EMu 6.3, et que vous voulez les implémenter :
La fonction Archives d'EMu est une extension du module Catalogue.
L'archivage est décrit comme le processus de capture, d'assemblage, d'analyse et d'organisation de l'information qui sert à identifier, gérer, localiser et interpréter le patrimoine d'une institution à expliquer les contextes et à sauvegarder les systèmes à partir desquels ce patrimoine était sélectionné (Définition par la Société des Archivistes Américains - Society of American Archivists).
Il y a de nombreux standards d'archivage et la fonction Archives d'EMu a été développée conformément à :
- L'ISAD (G) - General International Standard Archival description (Seconde Édition), soutenu par le Conseil International des Archives (ICA).
- L'EAD - Encoded Archival Description – document type definition (DTD), qui spécifie les éléments pour la description des collections d'archive. L'EAD est soutenu par la Bibliothèque du Congrès des Etats-Unis en partenariat avec la Société des Archivistes Américains (Society of American Archivists).
Vue d'ensemble des standards
Le standard ISAD (G) spécifie que :
- Les instruments de recherche d'archivage (description des collections d'archive) ont une structure hiérarchique à plusieurs niveaux.
- Les niveaux de description à l'intérieur de l'instrument de recherche doivent aller d'une description générale de l'archive au plus haut niveau vers une description spécifique de chaque « enregistrement » ou « élément » individuel au plus bas niveau de la description.
La norme présente un jeu de règles pour la description de l'archivage qui cherche à :
- Assurer la création de descriptions homogènes, appropriées, et évidentes.
- Faciliter la récupération et l'échange d'information sur le matériel d'archive.
- Permettre le partage de donnée d'autorité.
- Rendre possible l'intégration de descriptions venant de différents endroits dans un système d'information unifié.
L'ISAD(G) nomme 26 éléments que les archivistes peuvent utiliser dans leur instrument de recherche pour enregistrer une information descriptive. Il y a une structure privilégiée pour chaque description donnée et dans la structure les éléments sont groupés en cinq (ou six) zones d'information :
- Zone d'identification : identifie ce qui est décrit et dit des choses significatives sur ce qui est nommé.
- Zone du Contexte : fournit des informations sur l'origine et la propriété du matériel ; contexte, condition et provenance.
- Zone du Contenu et de la Structure : fournit des informations sur la matière contenue dans le matériel, sa forme, et la manière dont il est ordonné.
- Zone des Conditions d'Accès et d'Utilisation : informe les utilisateurs sur la disponibilité.
- Sources complémentaires : dit aux utilisateurs quels sont les autres matériaux significatifs pour ceux déjà décrits.
- Il y a une sixième zone, la Zone des Notes, dans laquelle est placée tout ce qui peut présenter un intérêt quelconque et n'est couvert d'aucune autre manière.
Il y avait un besoin croissant d'une norme d'encodage afin de produire un instrument de recherche interprétable par des machines qui pourrait faciliter la distribution de ces instruments via internet. C'est là où le EAD intervient.
L'EAD, ou Encoded Archival Description, est une norme de développement pour l'encodage d'instrument de recherche pour archives et bibliothèques sous la forme d'un SGML DTD (Standard Generalised Markup Language Document Type Definition). SGML est un système d'encodage neutre qui rend possible le partage et le recyclage d'informations dans les documents à travers des logiciels et des plates-formes informatiques.
Comme l'ISAD(G), l'EAD suppose que les instruments de recherches encodés consistent en une information organisée hiérarchiquement qui décrit une unité d'enregistrements ou de papiers avec les composants associés. La définition type de document (DTD - DocumentType Definition) de la norme EAD spécifie les éléments à utiliser pour décrire une collection de manuscrits ainsi que la structuration de ces éléments. l’ensemble de tags EAD comporte 146 éléments et est utilisé pour décrire la collection comme un tout, et aussi pour encoder un inventaire multi niveaux de la collection.
Voir aussi
- Site Officiel de Description de l'Archivage Encodé (Encoded Archival Description).
- Encoded Archival Description Tag Library, Version 2002: Éléments EAD par Nom de Tag.
Lorsque le Type d'objet : (Détails sur l'objet) dans le module Catalogue est une archive (par exemple Archive - EAD, Archive - ISAD(G)), divers onglets Archives sont ajoutés au volet Onglets et un onglet Archives avec des commandes pour travailler avec une hiérarchie d'archives est ajouté au ruban :
Vous pouvez travailler avec vos archives dans l'onglet Archives et/ou avec le volet Navigation d’archives. Les commandes/boutons de gestion d’une hiérarchie d'archives sont disponibles sur l'onglet Archives lui-même (boutons à droite de la hiérarchie d'archives) et sur le ruban. Retrouvez comment utiliser ces options ici.
Améliorations apportées par EMu 6.3 à la gestion des archives
En réponse à une requête de collaboration de la part d'un groupe, un certain nombre de changements ont été intégrés dans EMu 6.3 pour améliorer la gestion des archives. Il s'agit notamment de :
- Création d’un enregistrement frère/enfant en une étape pour une gestion plus rapide de la hiérarchie d’Archives.
- Un champ Archivage : (Noms derivés) dans le module Personnes / Organisations, destiné à améliorer la correspondance terminologique croisée avec d'autres collections.Détails
Un champ Archivage : (Noms derivés) a été ajouté au module Personnes / Organisations
Le format du champ est le suivant :
{NamLast}, {NanFirst} {NamMiddle}, {NamTitle}, {BioBirthEarliestDate}-{BioDeathLatestDate}
En option :
- Un onglet Acquisition pour saisir les informations nécessaires avant ou pendant l'acquisition et avant le traitement.
- Un onglet alternatif Contrôle d'accès conçu pour améliorer la correspondance terminologique croisée avec d'autres collections.
Note: L'activation des nouveaux onglets dans votre système nécessitera quelques légères personnalisations du module Catalogue par les développeurs d'Axiell. Veuillez contacter l’assistance Axiell avant la mise à niveau pour plus de détails.
Onglets Archives
| Onglet | Description | ||||||||||||||||
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Archives |
Pour aider à visualiser la structure d'une archive, un onglet a été ajouté au module Catalogue contenant une arborescence de la structure. Cet onglet Archives affiche la hiérarchie de l'archive avec des icônes utilisées pour différencier entre les différents niveaux (fonds, série, etc.) :
Les Niveaux du dépôt peuvent être contractés ou développés autant que nécessaire en sélectionnant les icônes Développer Icônes
Il y a sept Niveaux à la hiérarchie :
L’enregistrement en cours, dans ce cas Lorsque vous vous déplacez dans la Hiérarchie des archives, il est facile de revenir à l'enregistrement en cours
L'onglet Archives fournit des fonctionnalités pour changer la localisation de l'enregistrement en cours dans la hiérarchie. Par exemple, l'enregistrement en cours (surligné en bleu dans la capture d'écran) peut être glissé-déposé dans une autre position dans la hiérarchie, ce mouvement déplace l’enregistrement et tous ses enfants vers le nouvel emplacement. L'onglet Archives est suffisant pour visualiser la structure de la hiérarchie pour l’enregistrement en cours, mais il ne fournit pas de mécanisme simple pour déplacer d'autres enregistrements dans la hiérarchie (c'est-à-dire d’autres enregistrements que celui en cours), et il ne permet pas de restructurer facilement la hiérarchie. Pour remédier à ces deux inconvénients et fournir un rappel visuel constant de la hiérarchie d’archives, EMu possède un volet Navigation d’archives. Voir Comment travailler avec la Hiérarchie d’archives pour en savoir plus sur la façon de réorganiser la hiérarchie, d'ajouter des enregistrements à la hiérarchie et de visualiser les enregistrements de la hiérarchie dans l'onglet Archives. |
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Enregistrez les informations nécessaires avant ou pendant l'acquisition et avant le traitement de l’archivage :
Note: Il s'agit d'un onglet optionnel introduit avec EMu 6.3. La personnalisation du module Catalogue est nécessaire pour que cet onglet soit disponible. Contactez l’assistance Axiell. |
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EAD |
Les différentes enveloppes, éléments et sous éléments EAD sont collectés dans six onglets suivant les grandes sections de la norme EAD (En-tête EAD, description de l'archive, etc.) et groupes (Description du Profile, Description du fichier, etc.). |
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En-tête EAD |
Des informations détaillées sur chaque élément EAD peuvent être trouvées en suivant le lien sous les définitions de la Bibliothèque du Congrès : Niveau / Composant
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Composante |
Des informations détaillées sur chaque élément EAD peuvent être trouvées en suivant le lien sous les définitions de la Bibliothèque du Congrès : Détails de l'Unité
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Description |
Des informations détaillées sur chaque élément EAD peuvent être trouvées en suivant le lien sous les définitions de la Bibliothèque du Congrès : |
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Accès |
Des informations détaillées sur chaque élément EAD peuvent être trouvées en suivant le lien sous les définitions de la Bibliothèque du Congrès : Accès et Utilisation
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Additionnel |
Des informations détaillées sur chaque élément EAD peuvent être trouvées en suivant le lien sous les définitions de la Bibliothèque du Congrès : Information Supplémentaire |
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Il existe deux versions de cet onglet ; une seule sera disponible dans votre module Catalogue :
Des informations détaillées sur chaque élément EAD peuvent être trouvées en suivant le lien sous les définitions de la Bibliothèque du Congrès : Noms
Une version alternative de cet onglet a été introduite avec EMu 6.3. Plutôt que d'utiliser uniquement des Listes de consultation pour enregistrer les noms et les emplacements géographiques, un certain nombre de champs de nom peuvent être rattachés aux enregistrements dans les modules Personnes / Organisations et Sites. Un champ supplémentaire Sujet associé au Thésaurus a été ajouté :
Note: La personnalisation du module Catalogue est nécessaire pour que cette version alternative de l'onglet Contrôle d'accès soit disponible. Contactez l’assistance Axiell. |
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ISAD(G) |
Les 26 éléments du standard ISAD(G) sont collectés dans trois onglets, à travers sept zones :
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Identité |
Zones ISAD(G) et références ISAD(G) appropriées : Zone d'identification (3.1) :
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Contenu |
Zones ISAD(G) et références ISAD(G) appropriées : Zone du Contenu et de la Structure (3.3) :
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Sources Complémentaires |
Zones ISAD(G) et références ISAD(G) appropriées : Sources Complémentaires (3.5)
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Relations |
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Lieu |
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Constat d’état |
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Évaluation |
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Tâches |
Voir L'onglet Tâches pour information. |
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Notes |
Voir L'onglet Notes pour information. |
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Multimédia |
Voir L'onglet Multimédia pour information. |
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Sécurité |
Voir L'onglet Sécurité pour information. |
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Audit |
Voir L'onglet Audit pour information. |
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Admin |
Voir L'onglet Admin. pour information. |
ou Contracter 
à côté d'un Niveau.
à côté de la hiérarchie Archives.
