Synonymes

Avec la fonction Synonymes il est possible de créer plusieurs enregistrements de Personnes / Organisations, chacun contenant une variation du nom et de les rattacher (joindre) à l'enregistrement principal Une saisie est faite d'une notice à une autre. L'enregistrement à partir duquel la saisie est initiée est l'enregistrement primaire ; l'enregistrement qui est joint est appelé la cible. Personnes / Organisations :

1. Sélectionnez l'onglet Synonymie dans l'enregistrement primaire des Personnes/Organisations.
2. Attachez un enregistrement de Personnes/Organisations synonymes au champ Synonymes :
   • Si l'enregistrement des Personnes/Organisations synonymes existe déjà, entrez les détails dans le champ Synonymes et cliquez sur Joindre à côté du champ (ou appuyez sur la touche Tabulation).

     Si une seule correspondance est trouvée, Données sommaires Chaque enregistrement a un champ Données sommaires. Données sommaires est une combinaison de données importantes dans un enregistrement (tiré d'un ou plusieurs champs). En Vue de Détails, le Données sommaires de l'enregistrement en cours s'affiche sous le ruban. Le Données sommaires de l'enregistrement cible apparaissent dans un champ fichier joint lorsque deux enregistrements sont joints. Le champ ou la combinaison de champs utilisés pour constituer les Données sommaires d'un module peuvent être spécifiés par chaque institution (et implémentés par les développeurs d'Axiell). de l'enregistrement correspondant s'affiche dans le champ Synonymes.

     Si plus d'une correspondance est trouvée, une autre copie du module Personnes/Organisations s'ouvrira avec les enregistrements correspondants dans la liste :

     1. Identifiez l'enregistrement synonyme.
     2. Sélectionnez-le en Afficher la liste ou simplement afficher le dans Afficher les détails.
     3. Cliquer sur Joindre dans l'onglet Accueil du ruban.

        Données sommaires Chaque enregistrement a un champ Données sommaires. Données sommaires est une combinaison de données importantes dans un enregistrement (tiré d'un ou plusieurs champs). En Vue de Détails, le Données sommaires de l'enregistrement en cours s'affiche sous le ruban. Le Données sommaires de l'enregistrement cible apparaissent dans un champ fichier joint lorsque deux enregistrements sont joints. Le champ ou la combinaison de champs utilisés pour constituer les Données sommaires d'un module peuvent être spécifiés par chaque institution (et implémentés par les développeurs d'Axiell). de l'enregistrement correspondant s'affiche dans le champ Synonymes.

   • Si le ou les enregistrements synonymes des Personnes/Organisations n'existent pas déjà :
     1. Cliquez sur Joindre à côté du champ Synonymes.

        Une deuxième copie du module Personnes/Organisations s'affiche.

     2. Ajoutez un nouvel enregistrement pour chaque variation du nom de l'enregistrement principal des Personnes/Organisations.
     3. Sélectionnez le ou les enregistrements synonymes de Personnes/Organisations et cliquez sur Joindre dans l'onglet Accueil du ruban.

        Données sommaires Chaque enregistrement a un champ Données sommaires. Données sommaires est une combinaison de données importantes dans un enregistrement (tiré d'un ou plusieurs champs). En Vue de Détails, le Données sommaires de l'enregistrement en cours s'affiche sous le ruban. Le Données sommaires de l'enregistrement cible apparaissent dans un champ fichier joint lorsque deux enregistrements sont joints. Le champ ou la combinaison de champs utilisés pour constituer les Données sommaires d'un module peuvent être spécifiés par chaque institution (et implémentés par les développeurs d'Axiell). du ou des enregistrements correspondants s'affiche dans le champ Synonymes.

Il est possible d'ajouter tous les enregistrements synonymes des enregistrements sélectionnés à la liste des résultats en cours. Cela peut être utile pour s'assurer que tous les enregistrements pertinents sont utilisés dans les rapports ou les requêtes :

1. Rechercher dans le module Personnes/Organisations un ou plusieurs enregistrements Personnes avec des synonymes :

   

2. Sélectionnez Ajouter les enregistrements dans l'onglet Personnes/Organisations du ruban.

   Les synonymes de tous les enregistrements répertoriés seront retournés.

   Un message s'affiche pour vous dire combien d'enregistrements de synonymes ont été trouvés :

   

3. Cliquer sur OK.

   Les enregistrements de synonymes sont ajoutés à la liste des résultats en cours :