Dans EMu les informations concernant votre collection sont stockées dans différents modules, tous spécifiques au type d'information enregistrée. Par exemple, le module Catalogue enregistre les détails concernant les objets de votre collection ; le module Personnes / Organisations stocke les informations au sujet des personnes ou organisations ayant un rapport (quel qu'il soit) avec vos collections.
Lorsque les enregistrements de différents modules ont un rapport, ils sont reliés entre eux au moyen d'un procédé simple appelé Fichiers joints (des définitions de la terminologie de Fichiers joints sont disponibles ci-dessous). Par exemple :
- Un élément enregistré dans le module Catalogue serait joint à :
- Un ou plusieurs enregistrements dans le module Personnes / Organisations qui spécifient le gérant et/ou le conservateur de la collection d’objet.
- Un enregistrement dans le module Lots d’acquisition qui spécifie la source et la méthode d'acquisition de l’objet.
- Un enregistrement de Déplacements internes serait joint à un enregistrement dans le module Emplacements qui précise les détails d'un lieu donné.
- Un enregistrement de Prêts/Emprunts serait joint à un enregistrement dans le module Catalogue concernant l'objet prêté et à un enregistrement dans le module Personnes / Organisations qui précise à qui l'objet a été prêté.
Un champ de fichier joint dans un module peut être lié à un enregistrement en relation dans un autre module. Il peut être identifié par les boutons Fichier joint 
et Afficher les fichiers joints 
qui se trouvent à côté du champ, par exemple, Associé avec dans le module Personnes / Organisations :
Note: Le bouton Afficher les fichiers joints est grisé jusqu'à ce qu'un enregistrement soit joint.
Comme nous le voyons dans Comment créer, afficher et supprimer des fichiers joints, il existe plusieurs méthodes pour joindre des enregistrements.
Un exemple de fichier joint
Votre institution organise une exposition itinérante. L'organisateur de l'événement est un membre du personnel, Nick Margiolakis. Pour enregistrer ces informations dans EMu, vous devez créer deux enregistrements :
- Un enregistrement pour l'événement dans le module Événements.
- Un enregistrement pour Nick Margiolakis dans le module Personnes / Organisations.
Vous devez ensuite joindre (relier) les deux enregistrements entre eux.
Les trois étapes sont donc :
- Créez un enregistrement dans le module « Événements » en enregistrant les détails de l'événement, par exemple le type d'événement, les dates, le ou les lieux, etc.
- Créer un enregistrement dans le module Personnes / Organisations enregistrant les détails concernant Nick Margiolakis, c'est-à-dire son nom, son adresse postale et électronique, etc.
- Dans le module Événements, il existe un champ de rattachement appelé Organisateurs : (Informations sur l’événement) et c'est ici que l'enregistrement de Nick Margiolakis dans le module Personnes / Organisations est joint à l'enregistrement dans le module Événements :
Même si les informations sont stockées dans deux modules, vous pouvez rechercher dans le module Événements en utilisant les informations relatives à Nick Margiolakis et trouver l'Événement qu'il a organisé. Vous pouvez également rechercher cet événement et retrouver des informations sur Nick Margiolakis.
Disons que Nick Margiolakis organise maintenant un autre événement. Pour enregistrer ceci dans EMu, vous devez :
- Ajouter un nouvel enregistrement Événements.
- Joindre l'enregistrement Personnes / Organisations existant de Nick Margiolakis au nouvel enregistrement Événements.
Ainsi, un des avantages du processus de Fichiers joints est que les détails de Nick ne doivent être enregistrés qu'une seule fois dans EMu et peuvent ensuite être utilisés autant de fois que nécessaire.
Avantages du procédé de Fichiers Joints
Les informations stockées dans un enregistrement peuvent être reliées à de nombreux autres enregistrements.
Par exemple, une seule police d'assurance peut couvrir de nombreux éléments du Catalogue. La police d'assurance est enregistrée dans le module Assurance une seule fois et est ensuite reliée à tous les éléments du module Catalogue couverts par cette police. Si les détails de la police d'assurance changent, seul l'enregistrement de l'assurance a besoin d'être mis à jour. Les enregistrements du Catalogue afficheront automatiquement les informations correctes.
Il est possible de rechercher des enregistrements en utilisant des données de recherche dans un module joint. Par exemple, vous pourriez faire une recherche dans le Catalogue pour trouver les enregistrements créés par Graham Duffy.
Voir Comment effectuer une recherche dans un champ de fichier joint ? pour en savoir plus.
Terminologie des Fichiers Joints
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Terme |
Définition |
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Fichier joint |
Un lien entre un enregistrement dans un module et un enregistrement dans le même module ou dans un module différent. Par exemple, le module Catalogue enregistre les détails concernant un documentaire. Le module Personnes / Organisations enregistre les détails concernant le créateur du documentaire. Le groupe de champs Détails du Créateur dans le module Catalogue sera relié à l'enregistrement sur l'auteur dans le module Personnes / Organisations. |
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Module / enregistrement Primaire et Cible |
Dans cet exemple, le module Catalogue est le module Primaire. Le module Personnes / Organisations est le module Cible. La plupart des modules peuvent être à la fois des modules Primaire et Cible (simultanément). Par exemple, le module Bibliographie est le module Primaire quand il établit un lien avec le module Personnes / Organisations ; il est le module Cible quand un enregistrement du Catalogue est relié à un de ses enregistrements. |
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Le terme Fichier joint Inversé signifie simplement retrouver un fichier joint en partant de l'enregistrement Cible vers l'enregistrement Primaire. Depuis un enregistrement Primaire, il est simple de naviguer vers un enregistrement vers lequel un lien a été créé. Il est également possible de naviguer dans le sens inverse, c'est-à-dire de l'enregistrement Cible vers l'enregistrement qui a établi un lien vers lui à l'origine. Dans l'exemple cité ci-dessus, le lien est fait du module Catalogue vers le module Personnes / Organisations. La direction du lien va du Primaire à la Cible, ou de Catalogue à Personnes / Organisations. La relation peut être suivie dans le sens inverse, du module Personnes / Organisations vers le module Catalogue, c'est à dire que l'on peut naviguer d'un fichier joint à un autre en sens inverse de la création du lien. |
