Grâce aux options de Groupes disponibles dans l'onglet Outils du ruban, les utilisateurs peuvent attribuer un nom à un groupe d'enregistrements pour le récupérer ensuite. Il est également possible d'ajouter et remplacer des enregistrements d'un groupe Statique, de mettre à jour les critères de recherche dans un Groupe dynamique.
Avec le module Groupes, les utilisateurs peuvent gérer les groupes (insertion, mise à jour et suppression) dans une interface familière du module. Les autorisations de Groupe utilisent la Sécurité au Niveau de l’enregistrement pour déterminer quelles opérations sont disponibles et pour quels utilisateurs. Le créateur d'un groupe, ou quelqu'un avec la permission de modifier les paramètres de sécurité, peut donner l’autorisation à d'autres utilisateurs de gérer le groupe. Les autorisations disponibles sont :
- affichage – un utilisateur peut accéder à un groupe
- édition - un utilisateur peut ajouter ou remplacer des enregistrements dans le groupe
- suppression - un utilisateur peut supprimer un groupe
Trois types de groupes sont pris en charge et nous allons les étudier séparément :
- Statique - une liste d'enregistrements NEIs
- Termes - une liste de colonnes et les termes de requêtes associés
- Requête - une déclaration en TexQL
Deux fonctions pertinentes pour chaque groupe sont décrites ici :
Comment récupérer un groupe dans le module Groupes
- Rechercher dans le module Groupes pour le groupe.
Des détails sommaires sur le groupe peuvent être trouvés dans l'onglet Groupe, par exemple son Type (Statique, Termes ou Requête), le module dans lequel il se trouve, son Objectif, Statut et son propriétaire :
Un onglet nommé selon le Type du groupe sera listé sous l'onglet Groupe, par exemple Statique, Termes ou Requête.
- Sélectionnez l'onglet Statique, Termes ou Requête :
- L'onglet Statique contient le NEI Un identifiant unique automatiquement attribué lors de la création d'un enregistrement. et les Données sommaires Chaque enregistrement a un champ Données sommaires. Données sommaires est une combinaison de données importantes dans un enregistrement (tiré d'un ou plusieurs champs). En Vue de Détails, le Données sommaires de l'enregistrement en cours s'affiche sous le ruban. Le Données sommaires de l'enregistrement cible apparaissent dans un champ fichier joint lorsque deux enregistrements sont joints. Le champ ou la combinaison de champs utilisés pour constituer les Données sommaires d'un module peuvent être spécifiés par chaque institution (et implémentés par les développeurs d'Axiell). pour chaque enregistrement du groupe et inclut le nombre d’enregistrements du groupe.
- L'onglet Termes liste les noms de colonnes et les termes de recherche.
- L'onglet Requête contient une déclaration de requête TexQL.
- L'onglet Statique contient le NEI
- Pour voir les enregistrements du groupe, cliquez sur Affichage
.Le module source (Personnes / Organisations par exemple) s’ouvrira et récupérera tous les enregistrements du groupe.
Comment supprimer un groupe dans le module Groupes
Un groupe est supprimé du module Groupes de la même façon que nous supprimons un enregistrement :
- Recherche du ou des groupes dans le module Groupes.
- À partir du ruban du module :
Supprimez l’enregistrement en cours
L'enregistrement actuellement affiché en Vue de Détails ou mis en évidence en Vue de Liste (il est entouré d'une légère ligne pointillée). On ne peut avoir qu'un seul enregistrement en cours à la fois. en sélectionnant Fichier>Supprimer>Enregistrement en cours-OU-
Supprimez le ou les enregistrements sélectionnés
Une notice sélectionnée a été choisie soit seule ou parmi un groupe d'enregistrements. Il est habituel de sélectionner les enregistrements que vous souhaitez voir affectés par une opération avant d'effectuer celle-ci. Les enregistrements sélectionnés sont utilisés dans de nombreux cas, par exemple lorsque l’on souhaite les rejeter, les sauvegarder dans un groupe ou les attacher à un autre enregistrement. Un enregistrement sélectionné s'affiche à l'écran avec un fond bleu lorsqu'il est en vue de liste. en sélectionnant Fichier>Supprimer>L'enregistrements sélectionneUn message s'affiche pour vous demander de confirmer la suppression des enregistrements.
- Cliquer sur Oui pour annuler le groupe.
