Gestion des collections

L'une des principales obligations d'un musée est le devoir de prendre soin de ses collections. Entre autres responsabilités, le musée doit gérer ses collections, assurer le suivi de ses objets, veiller à ce qu'ils soient bien entretenus, stockés en toute sécurité, correctement assurés et accessibles de manière appropriée. EMu facilite ce devoir de diligence grâce à des processus et des outils de gestion de la collection conçus en conformité avec la norme Spectrum du Collections Trust pour la documentation des musées.

La norme Spectrum est reconnue internationalement comme la norme de l'industrie pour la gestion des collections. Spectrum est un guide de bonnes pratiques pour la documentation des musées et contient des procédures pour documenter les objets et les processus qu'ils subissent. EMu est entièrement conforme à la dernière version de cette norme.

Les normes sont le fondement sur lequel est construit EMu, mais elles ne sont que ça : le fondement. Travaillant main dans la main avec les professionnels des musées, les développeurs d'EMu ont produit un système complet de gestion des collections avec des fonctionnalités qui dépassent de loin tout ce qui est décrit même par les normes les plus complètes.

L'administration de vos objets est gérée avec une suite de modules de gestion de collection conformes à Spectrum qui référencent directement les objets dans votre Catalogue. Quand un objet est en prêt, par exemple, une notice Prêts / Emprunts capture les détails du prêt et référence tous les objets concernés par le prêt : les utilisateurs autorisés affichant la notice de l'objet dans le Catalogue, pourront voir qu'il est en prêt. A partir de la notice Catalogue de l'objet, il est très simple d'accéder à tous les détails du prêt (ou à partir de la notice Prêts / Emprunts d'identifier quels objets sont concernés par le prêt).

EMu consigne l'arrivée d'objets dans votre institution, dont une partie ou la totalité peut finalement être acceptée dans la collection et donc être entièrement cataloguée. Un enregistrement Lots d'acquisition est créé pour les nouvelles acquisitions telles que les achats, les dons et les legs ; il contient un résumé des objets présents dans le lot et peut être utilisé pour planifier des réunions d'acquisition afin d'accepter ou de refuser chaque objet. Les détails qui peuvent être capturés incluent le prix d'achat d'une acquisition, la date de réception, les numéros d'acquisition des objets (qui peuvent être automatiquement attribués par EMu) et tous les droits et restrictions sur les objets.

L'aliénation d'un objet résulte en son retrait logique de la collection : pour la plupart des utilisateurs, l'objet apparaîtra comme ayant été retiré du Catalogue. Néanmoins, les utilisateurs autorisés ont la possibilité de rechercher et d'extraire les notices d'objets ayant été aliénés, permettant la réalisation d'un suivi des objets aliénés. Les détails d'aliénation incluent la date de l'aliénation, une raison pour l'aliénation (perte, vol, destruction, etc.), les modalités de l'aliénation, et les détails de l'autorisation.

EMu gère vos prêts entrants et sortants, capturant les détails tels que l'emprunteur, les objets prêtés, les dates de début et de fin, les autorisations et les coûts associés. Les documents relatifs au prêt, y compris un formulaire d'accord de prêt, peuvent être générés par EMu et peuvent même être scannés et joints à la notice de Prêts/Emprunts comme copie permanente de l'accord signé.

EMu gère et suit l'envoi d'objets dans ou hors d'un musée, que ce soit en réponse à des prêts/emprunts entrants ou sortants et à des retours d'objets, à des mouvements entre les campus d'un musée, à des travaux externes de restauration, à la réception de dons, etc. Les détails capturés pour le déplacement d'un objet comprennent la raison du déplacement, l'autorisation, le lieu vers/depuis lequel un objet est déplacé, la date du déplacement, le transporteur, les détails de l'expédition, le courtier de douane, la police d'assurance, les instructions spéciales de manipulation ou d'emballage, les coûts associés et la confirmation de réception.

Les documents relatifs aux déplacements, y compris les bordereaux d'emballage et les accusés de réception / demandes d'expédition, peuvent être générés par EMu.

EMu suit l'emplacement et le déplacement des objets dans un musée. Lorsqu'un objet est déplacé d'un emplacement interne vers un autre ; les informations concernant le nouvel emplacement, la date, l'heure et le personnel impliqué sont mises à jour. Un historique de tous les déplacements pour chaque objet est conservé. EMu prend en charge les emplacements fixes et mobiles. Les emplacements fixes sont utilisés pour consigner tous les endroits où les objets peuvent être situés. Ils peuvent être spécifiés de manière hiérarchique, par exemple, bâtiment-étage-section-pièce-placard-étagère. Un emplacement mobile, un boîtier Solander par exemple, est situé dans un emplacement fixe, tel qu'un placard dans une pièce. Lorsque le boîtier Solander est relocalisé d'un placard à un autre, les emplacements de chaque objet stocké dans le boîtier Solander sont automatiquement mis à jour.

Des détails, tels que les codes d'emplacement, les codes-barres, les dimensions et autres caractéristiques de l'emplacement, peuvent également être enregistrés.

EMu permet aux utilisateurs de trouver et de faire des rapports sur des objets stockés à n'importe quel emplacement ou à n'importe quel niveau d'une hiérarchie de l'emplacement.

La valeur d'un objet, la date de son estimation, l'autorité qui l’a estimé et la prochaine estimation prévue sont documentées dans EMu. De plus, il existe un historique des informations d'estimation automatiquement conservé. Il est possible de :

  • Définir une fréquence des estimations à intervalles réguliers (en années ou mois).
  • Définir une date spécifique pour la prochaine estimation.
  • Recevoir un rapport de notification quand la prochaine estimation est due.

Pour des raisons de sécurité, il est fréquent de restreindre l'accès aux détails d'évaluation d'un objet à la direction et aux employés du service d'évaluations.

Les polices d'assurance et les informations relatives aux objets couverts par une assurance ou d'autres formes d'indemnisation sont toutes présentes dans EMu. Les détails comprennent un numéro de police, la compagnie d'assurance ou l'organisation d'indemnisation, l'expert, la date de l'expertise, la valeur totale couverte, la date de renouvellement et un historique de toutes les demandes d'indemnisation. Les détails de l'assurance peuvent également être enregistrés pour des transactions individuelles telles que des prêts, des déplacements externes et des expositions.

Les informations sur la propriété, ou autres droits d'auteur ou copyright, relatives à un ou plusieurs objets sont capturées et maintenus dans EMu. Les détails peuvent inclure :

  • Détenteur et conditions du Copyright.
  • Remerciement obligatoire.
  • Restriction d'utilisation.
  • Conditions particulières s'appliquant à l'exposition, les utilisations et la copie d'objets.
  • Restrictions de reproduction.
  • Détails de reproductions d'objets, y compris les frais et honoraires perçus.

La fonction d'audit d'EMu permet de suivre chaque activité dans un ou tous les modules. Une trace d'audit est générée pour des activités telles que :

  • modification - insertion de notice, mise à jour ou suppression
  • recherche - requête des notices
  • affichage - visualisé, trié ou effectué un rapport sur une notice
  • connexion - accès au module
  • tous - tout événement associé avec le module

Les enregistrements de la trace d'audit sont chargés dans le module Trace d'audit où les utilisateurs disposant des autorisations appropriées peuvent les consulter et effectuer des analyses si nécessaire. Ils comprennent la date, l'heure, le nom d'utilisateur, le type d'opération, le type d'enregistrement et le numéro de clé pour toutes les actions de la base de données. La fonction d'audit fournit également un outil d'archivage qui permet à tous les rapports d'audit d'être sauvegardés dans un fichier de façon quotidienne à des fins d'archivage ou pour une utilisation en tant que données brutes à charger dans un autre système. Les rapports permettent aux administrateurs de produire des listes d'audit détaillant les changements effectués par utilisateur. Chaque module d'EMu possède un onglet Audit qui affiche une liste de tous les enregistrements des traces d'audit concernant l'enregistrement en cours. Le listing fournit un mécanisme pratique pour déterminer toutes les modifications et utilisations d'un enregistrement.

Une caractéristique clé de la fonction d'audit est la capacité de restaurer une notice aux valeurs qu'elle contenait à une date et une heure spécifiées.

Cliquez pour obtenir des détails sur SPECTRUM 4.0 sur le site de Collections Trust.

Processus de gestion des collections

Les processus de gestion des collections impliquent fréquemment des interactions entre les modules de gestion des collections : un prêt en cours d’obtention pour une exposition, par exemple ; l'expédition d'objets en réponse à un prêt ; ou des polices d'assurance pour des prêts et des expéditions individuels. Dans ce cas, les différents modules se réfèrent directement les uns aux autres. Comme tous les enregistrements de gestion sont conservés à perpétuité, un historique complet des transactions est conservé par EMu et peut être consulté par les utilisateurs autorisés.

Gestion intégrée des tâches

Les capacités sophistiquées de gestion des tâches d'EMu vous permettent de spécifier diverses procédures pour votre institution et d'assigner des tâches à des employés spécifiques, ainsi que des dates de début et de fin. EMu a une notification par email intégrée pour alerter les utilisateurs des tâches imminentes ou qui auraient dues être faites qui leur sont assignées. Les dates dues ou échues des procédures, et autres dates critiques tels que les retours de prêts, sont identifiés chaque nuit et une Liste à faire est envoyée par email au personnel concerné.

Pour chaque membre du personnel concerné, EMu construit également une page web de leur Liste à faire pour l'ensemble de la semaine en cours, et peut produire un calendrier de leurs activités dans un format de calendrier standard.