Comment enregistrer des objets en pré-acquisition

Une institution reçoit des objets pour ses collections de plusieurs façons. Ce peut être par :

  • Donation
  • Achat
  • Enchères
  • Emprunt

Jusqu'à ce que la décision soit prise d'accepter les objets dans la collection, les objets sont classés en pré-acquisition. Un objet en pré-acquisition est souvent enregistré dans un bref Catalogue d'enregistrements qui peut être relié aux enregistrements des Lots d'Acquisition, des Emplacements et des Déplacements Internes.

Typiquement un enregistrement de pré-acquisition comprendra les informations suivantes :

  • Catégorie Générale, ex. Sciences Naturelles, Histoire & Technologies
  • Type d'items, ex. Caisse, Œuvre
  • Statut de l'Objet, ex. Provisoire
  • Détails du Lot d'acquisition, ex. Méthode, Date et Source de l'acquisition
  • Emplacement actuel, ex. Bâtiment, Pièce et Numéro de l'étagère

Les institutions qui reçoivent de nombreux objets pour examen peuvent choisir d'enregistrer les objets de pré-acquisition dans un groupe d'objets plutôt que comme un objet individuel. Par exemple, si une institution reçoit 50 esquisses pour examen, ce n'est peut être pas très rentable de saisir chaque esquisse comme un enregistrement dans le Catalogue de pré-acquisition. Dans ce cas :

  • Un enregistrement de pré-acquisition est créé pour le groupe d'esquisses.
  • Les esquisses sont ensuite rangées ensemble et considérées comme un groupe unique.
  • Si une ou plus de ces esquisses sont séparées du groupe, un nouvel enregistrement de pré-acquisition est créé en enregistrant les détails et emplacements de ce nouveau groupe.

Comment enregistrer la non-acceptation d'un objet pré-acquis

Si un objet de pré-acquisition n'est pas retenu, son statut change de Provisoire ou Pré-acquisition à Retourné.

Pour enregistrer la non-acceptation d'un objet :

  1. Rechercher l'objet requis dans le module Catalogue.
  2. Changer le statut de l'objet dans le champ Statut de l'Objet pour indiquer qu'il a été rejeté, ex. Retourné.
  3. Sélectionner l'onglet Emplacement.
  4. Changer l'emplacement actuel pour indiquer que l'objet a été retourné, ex. associer à un enregistrement d'emplacement, dont la description est Retourné.