Comment créer et éditer un Formulaire de saisie de données

Lorsqu'un Responsable de programme accède à un projet, tous les Formulaires, Éditeurs, Tâches, Pages de requête et Outils de statistiques déjà créés seront répertoriés, avec des options pour les éditer, les supprimer et en ajouter de nouvelles instances, par exemple :

Pour modifier un Formulaire existant, cliquez sur Édition à côté de son titre. Le Formulaire s’ouvrira, prêt à être modifié.

Pour configurer une nouvelle Formulaire, cliquez sur dans la section Formulaires. Le générateur de Formulaires affiche :

Créateur du formulaire

Vous pouvez y configurer un Formulaire, y ajouter des éléments et attribuer des autorisations aux utilisateurs (spécifiez qui peut utiliser cet Formulaire spécifique et qui peut le modifier).

Tous les éléments configurables et modifiables d’un Formulaire sont décrits ci-dessous :

Titre

Un nom descriptif pour la Formulaire, qui apparaîtra dans le Tableau de bord du projet pour les utilisateurs.

Description

Une description du Formulaire ou des détails sur la façon de l'utiliser.

Lorsqu’une description est fournie, les utilisateurs verront une icône Information à côté du titre :

Icône d'information

En cliquant sur l'icône, une fenêtre contextuelle s'affiche avec la description.

Description du formulaire

Identifiant

Fournir un identifiant descriptif pour le Formulaire, ou laissez le champ vide et un identificateur alphanumérique sera attribué automatiquement.

En général, que l'identificateur soit une valeur alphanumérique fournie par le système ou une étiquette descriptive saisie par le Responsable du programme est sans importance, car il est référencé uniquement dans les coulisses par divers composants de Sapphire, ou utilisé pour construire l'URL pour le Formulaire.

Il existe cependant des situations où il peut être pratique d'attribuer un identificateur descriptif, par exemple :

  • Pour remplacer une valeur alphanumérique autrement dénuée de sens dans l'URL par un descripteur convivial.
  • Si vous utilisez un script de traitement, le script est nommé en utilisant l'identificateur. Voir Effectuer un traitement spécial pour plus de détails.

Note: Si vous fournissez un identificateur, il est recommandé de le construire uniquement à partir de lettres, de chiffres, de traits d'union et de caractères de soulignement (sans espace).

Table

Indiquez quel module EMu sera mis à jour lorsque le Formulaire sera sauvegardé (un enregistrement sera créé ou mis à jour dans ce module).

Une liste déroulante filtrée de noms de modules s'affiche à mesure que vous saisissez des caractères dans le champ Table. Sélectionnez un nom de module dans la liste :

Champ de la table

Différer

L'option Différer est destinée aux appareils sans fil et affecte l'ordre de traitement des enregistrements en cas de perte de la connexion sans fil.

Les options incluent :

Non

Il s'agit du paramètre par défaut et, dans la plupart des cas, il peut être laissé tel quel.

Oui

Lorsque l'option Oui est sélectionnée et que la connexion sans fil est perdue, une file d'attente est créée pour tout nouvel enregistrement. Les enregistrements sont ajoutés à la fin de la file d'attente afin de garantir que, lorsqu'une connexion est rétablie, les enregistrements sont sauvegardés dans l'ordre dans lequel ils ont été créés.

L'option Différer est destinée aux appareils sans fil et affecte l'ordre de traitement des enregistrements en cas de perte de la connexion sans fil. Par défaut (Différer = Non) : si la connexion sans fil est perdue, l'enregistrement échoue et un message d'erreur est généré.

Lorsque Différer est réglé sur Oui et qu'un appareil ne peut pas enregistrer un enregistrement en raison d'une perte de connexion sans fil :

  • Une file d'attente d'enregistrements non sauvegardés est créée.
  • Chaque enregistrement non sauvegardé est ajouté à la fin de la file d'attente. Ainsi, lorsqu'une connexion est rétablie et que les enregistrements sont sauvegardés, ils le sont dans l'ordre dans lequel ils ont été créés (le plus ancien en premier).
  • Le système tentera de sauvegarder les enregistrements en file d'attente à intervalles réguliers jusqu'à ce que tous les enregistrements soient supprimés de la file d'attente :
    • Si une tentative de sauvegarde réussit, l'enregistrement est retiré du début de la file d'attente et une tentative est faite pour sauvegarder l'enregistrement suivant, et ainsi de suite jusqu'à ce que la file d'attente soit vide.
    • Si une tentative de sauvegarde échoue pour des raisons autres que la connectivité, un message d'erreur est enregistré et les données sauvegardées sont retirées du début de la file d'attente, et une tentative est faite pour sauvegarder l'enregistrement suivant, et ainsi de suite jusqu'à ce que la file d'attente soit vide.
  • Trois icônes sont ajoutées à Sapphire :

    		•

    Statut de la connexion WiFi. L'icône est remplie lorsqu'il y a une connexion. Lorsque la connexion est perdue, l'icône s'affiche comme suit :

    Notification d'erreur. Lorsque la sauvegarde des enregistrements échoue pour une raison autre que la connectivité, l'icône s'affiche comme suit :

    Cliquez sur l'icône pour afficher les messages d'erreur.

    Lorsqu'il y a des enregistrements en attente d'être sauvegardés, l'ampoule supérieure de l'icône de la minuterie est remplie :

    Le système tentera de sauvegarder les enregistrements en file d'attente à intervalles réguliers. Lorsque les enregistrements ont été sauvegardés avec succès, la minuterie reprend sa forme initiale (ampoule supérieure vide).

Script de traitement

Ici, nous spécifions le nom d’un script qui peut manipuler les données du Formulaire de multiples façons. Une utilisation typique d'un Script de traitement est la création en masse d'enregistrements. Ignorez ce champ si vous n’utilisez pas de Script de traitement.

Plus de détails ici.

Dans cet exemple (création d’un nouveau Formulaire), aucun Identificateur n’a été saisi. Une fois le Formulaire enregistré, un Identificateur sera attribué automatiquement :

Créer un formulaire

Trois autorisations peuvent être attribuées aux éléments du projet (Formulaires, Éditeurs, Statistiques, Tâches, Pages de requête) :

none

Il s’agit de l’état par défaut pour Tout le monde lorsqu’un élément de projet est créé : l’élément n’est pas disponible pour les utilisateurs et n’apparaîtra pas dans la liste lorsqu’ils se connecteront.

use

Lorsque l'élément du projet est attribué, il sera listé quand un utilisateur autorisé se connectera. L'utilisateur peut utiliser l'élément du projet, mais pas le modifier.

edit

Lorsque l'élément du projet est attribué, il sera listé quand un utilisateur autorisé se connectera. L'utilisateur peut utiliser l'élément du projet, le modifier et le supprimer.

Lorsque l'élément du projet est listé dans le Tableau de bord, les icônes de modification Édition et de suppression s'affichent à côté de son nom.

Pour modifier les autorisations d’accès qui s’appliquent à tous les utilisateurs d’un élément de projet, sélectionnez l’autorisation appropriée dans la liste déroulante Tout le monde :

Autorisations

Pour modifier les autorisations d’accès à un élément de projet pour un utilisateur ou un groupe spécifique :

  1. Cliquez sur .

    Des champs supplémentaires s’affichent :

    Ajouter des autorisations

  2. Sélectionnez utilisateur ou groupe dans la première liste déroulante.
  3. Commencez à saisir le nom d’un utilisateur ou d’un groupe dans le deuxième champ, puis sélectionnez un nom dans la liste des suggestions qui s’affichera :

    Nom du groupe de clés

  4. Sélectionnez une autorisation dans la liste déroulante Droits d’accès :

    5. Autorisations

Note: Cliquez sur à côté d’une autorisation attribuée à un utilisateur ou à un groupe pour la supprimer.

Pour ajouter une section au Formulaire.

  1. Cliquez sur .

    2. Un Formulaire peut comporter plusieurs sections (ou une seule) avec des regroupements logiques de champs.

  2. Indiquez un nom descriptif pour la section dans le champ Étiquette :

    Section

    Un identifiant en lecture seule est attribué automatiquement.

    Les ID de section sont utilisés à la conception d’une mise en page personnalisée. Plus de détails ici.

    Cela supprimera la section ainsi que tous les champs qu'elle contient.

    et

    Réduire et développer les sections.

Pour ajouter un champ à une section, cliquez sur :

Propriétés de champ

Pour chaque champ, nous spécifions :

Utilisé par le système pour identifier le champ.

Pour que les choses restent simples, il est recommandé que l'Identifiant soit le même que l'Étiquette, mais en minuscules et sans espaces. Par exemple, si l’Étiquette est Nom, l’Identifiant pourrait être nom.

Un Identificateur est requis, et il doit être unique dans ce Formulaire.

Le nom back-end du champ qui sera mis à jour lorsque le Formulaire sera sauvegardé. Lorsque le nom champ back-end est saisi dans le champ Colonne, une liste déroulante des noms de colonnes disponibles s'affiche. Sélectionnez un nom de colonne dans la liste déroulante.

Note: À moins qu'un Script de traitement ne le permette, une colonne ne doit apparaître qu'une seule fois dans un Formulaire.

Les champs sont limités à ceux disponibles dans le module spécifié dans le champ Table ci-dessus.

Selon le type de champ spécifié dans la Colonne, différentes valeurs seront remplies automatiquement. Par exemple, si vous spécifiez un champ de fichier joint dans la Colonne, le Type sera automatiquement défini sur attachment et Réf. Table, Réf. Colonne et la Limitation du nombre de correspondances seront remplies.

Une étiquette descriptive pour le champ qui s'affichera à sa gauche dans le Formulaire, par exemple First Name.

Conseil : Ne mettez pas de deux-points après le libellé, car celui-ci est déjà inclus par défaut.

Note: Lorsque vous ajoutez un contrôle d'image à un Formulaire, il peut être préférable de ne pas inclure d'étiquette de champ afin de maximiser la taille du Contrôle d'image. C’est particulièrement important lorsque vous utilisez un Mise en page personnalisée avec des colonnes.

Les options sont :

capture

Permettre aux utilisateurs de localiser des éléments multimédias de tout genre accessibles à leur appareil et de les télécharger.

Note: capture ne permet pas aux utilisateurs de prendre une photo avec leur appareil et de la télécharger.

geolocation

Permettre aux utilisateurs d’enregistrer des emplacements réels à l’aide du système de géocodage what3words. Lorsque Genre = geolocation, Type = what3words par défaut. Colonne est généralement associée à un champ de texte.

what3words est un système de géocodage propriétaire conçu pour identifier n’importe quel emplacement avec une résolution d’environ trois mètres. Le système encode les coordonnées géographiques en trois mots fixes. Par exemple, la porte d’entrée du 10 Downing Street à Londres est identifiée par ///slurs.this.shark1.

Le système de géocodage what3words peut notamment servir à enregistrer des coordonnées géographiques lors de prélèvements sur le terrain ou à enregistrer l’emplacement physique d’un objet lors d’un inventaire.

Voir Géolocalisation : what3words pour plus de détails.

image

Permet d'afficher une image dans le Formulaire.

image-capture

Permet aux utilisateurs de localiser une image accessible sur leur ordinateur / dispositif et de la téléverser.

Note: image-capture peut permettre aux utilisateurs de prendre une photo avec leur appareil et de la télécharger, en fonction de leur appareil mobile.

mobile-image-capture

Permettre à un utilisateur disposant d'un appareil mobile de capturer une image avec l'appareil photo de l'appareil et de la télécharger.

 

Note: Pour plus de détails sur ces quatre premières options d'image, voir Champs multimédias.

multiple

Une table de valeurs, par exemple Autres noms : (détails sur la personne) dans le module Personnes / Organisations. Lorsqu'une table de valeurs est spécifiée dans Colonne, Genre est automatiquement fixé à multiple.

Voir Genre : multiple pour plus de détails.

single

La valeur par défaut de Genre.

Les options sont :

attachment

Autoriser un utilisateur à créer un fichier joint.

Pour plus de détails, voir le Champ Fichier joint.

date

La fenêtre contextuelle du sélecteur de date s'affiche lorsque le curseur est placé dans le champ.

Voir Type : date pour plus de détails.

integer

Pour les entiers uniquement.

number

Pour les nombres à virgule flottante.

selection

Lorsque Colonne est associée à une Liste de consultation, la spécification d'un Type de selection présentera aux utilisateurs une liste déroulante de valeurs en lecture seule tirées de Colonne. Dans ce cas, il n'est pas nécessaire de spécifier le nom de la Liste de consultation sur Liste de consultation.

Si une Liste de consultation est spécifiée dans Liste de consultation, les utilisateurs se verront présenter des valeurs tirées de la Liste de consultation spécifiée (il peut s'agir de n'importe quelle Liste de consultation).

Voir Type : selection (sélection) pour plus de détails.

text

Lorsque Colonne est associée à une Liste de consultation, la spécification d'un Type de texte présentera aux utilisateurs une liste déroulante filtrée de valeurs en lecture seule tirées de la Colonne. Le filtrage se produit lorsque l'utilisateur saisit des caractères dans le champ.

Si une Liste de consultation est spécifiée dans Liste de consultation, les utilisateurs se verront présenter des valeurs tirées de la Liste de consultation spécifiée (il peut s'agir de n'importe quelle Liste de consultation).

Voir Type : text (texte) pour plus de détails.

what3words

Lorsque Genre = géolocalisation, Type = what3words par défaut. Colonne est généralement associée à un champ de texte.

Utilisé pour enregistrer des emplacements réels à l’aide du système de géocodage what3words.

what3words est un système de géocodage propriétaire conçu pour identifier n’importe quel emplacement avec une résolution d’environ trois mètres. Le système encode les coordonnées géographiques en trois mots fixes. Par exemple, la porte d’entrée du 10 Downing Street à Londres est identifiée par ///slurs.this.shark2.

Le système de géocodage what3words peut notamment servir à enregistrer des coordonnées géographiques lors de prélèvements sur le terrain ou à enregistrer l’emplacement physique d’un objet lors d’un inventaire.

Voir Géolocalisation : what3words pour plus de détails.

Utilisé où :

  • Genre = single

    -ET-

  • Type = text

Spécifiez la hauteur (nombre de lignes) du champ de texte.

3

La propriété Lien est utile pour consulter les données et pour ajouter ou modifier des données ligne par ligne dans un tableau tel que Détails de la mesure dans le Catalogue :

Détails de la mesure

Pour chaque Type du tableau Détails de la mesure, il est possible d’ajouter des valeurs telles que Hauteur, Largeur, Profondeur, etc., et de spécifier les unités utilisées. Avec la propriété Lien, il est possible de présenter les données dans deux Sections liées d’un formulaire Sapphire, par exemple :

Table

Dans cet exemple, Dimensions de l’œuvre est sélectionné dans la section Type de mesure et ses valeurs s’affichent dans la section Dimensions. Sélectionnez Dimensions de l’objet dans Type de mesure pour afficher ses détails :

Table

Si l’on sélectionne le champ Type de mesure vide, les valeurs de Dimensions sont effacées : on peut alors ajouter un nouveau Type de mesure et compléter les valeurs de Dimensions :

Table

Lorsque le Formulaire est enregistré, une ligne contenant ces détails est ajoutée au tableau Détails de la mesure du Catalogue pour l’enregistrement d’objet en cours :

Comment configurer

Cette mise en page de Formulaire nécessite deux Sections (détails sur l’ajout de Sections ici).

Dans la première Section, ajoutez un Champ et pointez Colonne sur le nom back-end du premier champ de la table EMu, Type : (Détails de la mesure) dans l’exemple ci-dessus (nom back-end : PhyType_tab) :

Lien

Dans la deuxième Section, ajoutez un Champ pour chacun des autres champs pour chacun d’eux, pointez Lien sur le nom back-end du premier champ de la ligne (PhyType_tab dans cet exemple) :

Lien

Enfin, disposez les Sections en deux colonnes :

Lien

Détermine si le champ peut être édité ou non. Les options sont :

editable

L'accès par défaut.

hidden

Le champ n'est pas affiché à l'écran.

hidden est utile lorsqu'elle est utilisée conjointement avec une valeur par défaut (voir Défaut ci-dessous) : il est possible de spécifier une valeur par défaut pour le champ et de masquer le champ à l'utilisateur du Formulaire, ce qui empêche la modification de la valeur et garantit qu'elle est toujours ajoutée à l'enregistrement créé.

read-only

Le champ est visible, mais non éditable.

Les options sont :

optional

L'option par défaut ; les utilisateurs peuvent saisir des données dans le champ ou le laisser vide.

mandatory

Le champ doit être rempli pour que le Formulaire soit enregistré.

suggested

Le champ doit être rempli, mais il sera possible de sauvegarder l'enregistrement si ce n'est pas le cas.

Une icône est ajoutée aux champs qui sont spécifiés comme mandatory () et suggested (). Si un formulaire est enregistré avec un ou plusieurs champs mandatory incomplets, l'enregistrement sera empêché jusqu'à ce que les champs soient complétés.

Si un Formulaire est enregistré alors qu’un ou plusieurs champs suggested sont incomplets, l’utilisateur sera averti, mais pourra tout de même enregistrer l’enregistrement.

Lorsqu'un champ est spécifié comme ayant un Type de selection ou Text et que Colonne a une Liste de consultation associée, l'utilisateur se voit présenter une liste de valeurs en lecture seule tirées de la Colonne spécifiée.

L'option Liste de consultation est utilisée :

  • En conjonction avec selection ou text et Colonne. Spécifiez le nom back-end d'une Liste de consultation pour présenter ses valeurs à un utilisateur au lieu des valeurs tirées de la Colonne.

    Cela peut s’avérer utile, par exemple, si Colonne contient un grand nombre d’entrées et que seules quelques-unes sont nécessaires pour la saisie des données.

  • Si aucune Colonne n'a été spécifiée lors de l'utilisation d'un Script de traitement pour effectuer un traitement spécial.

    Spécifiez le nom back-end d'une Liste de consultation pour présenter ses valeurs à un utilisateur. Si la Liste de consultation est une hiérarchie à plusieurs niveaux, utilisez le champ Niveau (voir ci-dessous) pour spécifier le niveau de hiérarchie à afficher.

Voir Liste de consultation pour plus de détails.

Si la Liste de consultation spécifiée dans Liste de consultation est une hiérarchie à plusieurs niveaux, utilisez le champ Niveau pour spécifier le niveau de la hiérarchie à afficher.

Voir Liste de consultation pour plus de détails.

Valeur à ajouter par défaut au champ lorsqu'un nouvel enregistrement est lancé dans le Formulaire.

Utile en conjonction avec l'option hidden (voir Accès ci-dessus). Il est possible de spécifier une valeur par défaut pour le champ et de masquer le champ à l'utilisateur de la saisie de données, ce qui empêche la modification de la valeur et garantit qu'elle est toujours ajoutée à l'enregistrement créé.

Lorsqu'un champ de pièce jointe est spécifié dans la Colonne, une boîte de dialogue texte est présentée à l'utilisateur ; lorsqu'une valeur est saisie dans la boîte de dialogue texte, une requête est effectuée dans Ref. Colonne dans le module cibleFermé Une saisie est faite d'une notice à une autre. L'enregistrement à partir duquel la saisie est initiée est l'enregistrement primaire ; l'enregistrement qui est joint est appelé la cible. (Ref. Table) et les résultats de la correspondance sont listés (jusqu'au nombre spécifié dans Limite de correspondances) parmi lesquels l'utilisateur peut sélectionner un enregistrement. Lors de la sauvegarde du Formulaire, un fichier joint est fait à l'enregistrement sélectionné dans le module cible à partir de la Colonne (le NEI de l'enregistrement de fichier joint est sauvegardé dans la Colonne).

Lorsqu'une colonne de fichiers joints est spécifiée dans Colonne :

  • La table à laquelle il se joint est automatiquement spécifiée dans Réf. Table, et Réf. Colonne est définie comme suit : Données sommaires ; un nombre par défaut (20) est ajouté à Limite de correspondances.
  • Il est possible de spécifier un Filtre pour restreindre les enregistrements qui sont retournés par la requête du module cible.

Détails :

Ref. Table

Le nom back-end de la table à laquelle le champ de fichier joint spécifié dans la Colonne est joint. Rempli automatiquement lorsqu’un champ de fichier joint est spécifié dans Colonne.

Ref. Colonne

Par défaut, Ref. Colonne est définie comme suit : Données sommaires. Il s'agit de la colonne dont il est fait la requête lorsqu'un utilisateur saisit une valeur dans le champ Requête du Formulaire.

La colonne dont il est fait la requête peut être changée en n'importe quelle colonne de Réf. Table

Limitation du nombre de correspondances

Le nombre maximum de résultats à afficher à l'utilisateur. Un nombre par défaut (20) est spécifié, mais il peut être modifié selon les besoins.

Ajouter un filtre

Lorsque est le Type est attachment il est possible de spécifier un filtre qui restreint les enregistrements retournés par une recherche de Réf. Table.

Cliquez sur Ajouter pour spécifier une Colonne et Valeur afin de restreindre les enregistrements qui peuvent être joints.

Pour plus de détails, voir le Champ Fichier joint.

Ajouter un champ

Ajoutez autant de champs que nécessaire à la section en cliquant sur .

S'il est judicieux d'organiser les champs en groupements logiques plutôt que de les ajouter tous à une seule section, cliquez sur pour ajouter une autre section au Formulaire.

Dans cet exemple, nous pourrions ajouter une section appelée Adresse pour regrouper les détails de l'adresse séparément du nom de la Personne :

Insérer une section

Note: Notez qu'un identifiant a été attribué automatiquement pour cette deuxième section. Nous verrons comment référencer les ID de section dans la conception d’une Mise en page personnalisée pour un Formulaire.

Dans cette capture d'écran, la première section a été réduite afin de conserver de l'espace à l'écran : le nombre de champs dans la section réduite est indiqué à côté du libellé de l’étiquette (Nom dans cet exemple).

Il est possible de glisser un champ à l'intérieur d'une section (pour modifier sa position sur le Formulaire) et entre les sections. Il est également possible de glisser‑déposer des sections afin de réorganiser leur ordre sur le Formulaire. Bien que cela ne soit pas nécessaire, il peut être pratique de réduire les sections avant de les faire glisser.

Cliquez sur Sauvegarder pour sauvegarder le Formulaire.

Si vous n'avez pas spécifié d'Identificateur pour le Formulaire, celui-ci sera attribué automatiquement.

Le Formulaire est soumis à une validation. Il ne sera pas possible de sauvegarder le Formulaire tant que tous les champs obligatoires n'auront pas été remplis.

Une fois le Formulaire terminé, cliquez sur :

Retournez à l'écran Accueil.

Si vous êtes rattaché à plusieurs projets, l'écran d'accueil présente tous les projets auxquels vous participez. Si vous n'appartenez qu'à un seul projet, l'écran Accueil liste les éléments du projet auxquels vous avez accès.

-OU-

 

Retourner à la liste des éléments auxquels vous avez accès dans le projet en cours.

Note: Si vous n'appartenez qu'à un seul projet, les boutons Accueil et Projet vous ramènent au même endroit.

-OU-

 

Quitter l'application.
Plus de détails